Projekte & Aufgaben

Aufgaben

Aufgaben liegen in den Boards eines Projekts. Jede Aufgabe hat einen Titel, einen Status und weitere Felder wie Zuständig, Fälligkeit oder Priorität.

Aufgabe anlegen

1. Öffne ein Projekt und dort den Reiter eines Boards.
2. Klicke in einer Gruppe in die Zeile + Aufgabe hinzufügen.
3. Tippe den Titel und drück Enter.

Weitere Wege: im Kanban unten in einer Status-Spalte, im Kalender über Neu → Aufgabe, oder direkt aus einer Chat-Nachricht über Als Aufgabe anlegen (siehe Nachrichten).

Spalten und Felder

Ein neues Board hat diese Spalten:

• Status – Offen, In Arbeit, Wartet, Erledigt
• Zuständig – wer die Aufgabe übernimmt; du kannst auch einen KI-Agenten auswählen (siehe Agenten)
• Bereich – ordnet die Aufgabe einem Bereich zu
• Fällig – das Fälligkeitsdatum; Überfälliges wird markiert
• Priorität – Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch
• Abhängigkeiten – zeigt, auf welche Aufgaben diese wartet

So passt du Spalten an:

1. Klicke auf eine Spaltenüberschrift: Umbenennen, bei Status-Spalten Status-Optionen bearbeiten, bei eigenen Spalten Spalte löschen. Standardspalten lassen sich nicht löschen.
2. Mit dem + rechts in der Kopfzeile fügst du eine Spalte hinzu: Text, Zahl, Datum, Person oder Status.
3. In Status-Optionen bearbeiten änderst du Bezeichnung und Farbe. Mit zählt als erledigt legst du fest, welche Optionen eine Aufgabe abschließen.

Zuständig und Fälligkeit

Klicke in der Zeile auf die Zelle Zuständig und wähle jemanden aus. Die Person bekommt eine Benachrichtigung und eine E-Mail (abschaltbar in ihrem Profil). Setzt du einen Bereich und ist noch niemand eingetragen, übernimmt die Aufgabe automatisch die zuständige Person dieses Bereichs. Das Datum setzt du in der Spalte Fällig; fällige Aufgaben erscheinen im Kalender.

Gruppen

Gruppen gliedern ein Board, zum Beispiel Aktuell und Später.

1. Neue Gruppe: unten auf Gruppe hinzufügen klicken.
2. Über das … neben dem Gruppennamen: Umbenennen, Farbe oder Gruppe löschen.
3. Aufgaben ziehst du am Griff links in eine andere Position oder Gruppe.

Tabelle oder Kanban

Über dem Board wechselst du zwischen Tabelle, Kanban und Archiv. Die Tabelle zeigt alle Spalten, nach Gruppen sortiert. Kanban zeigt eine Spalte pro Status; ziehst du eine Karte in eine andere Spalte, ändert sich ihr Status. Neue Karten im Kanban landen in der ersten Gruppe des Boards.

Aufgabe öffnen

Fahre mit der Maus über den Titel und klicke auf das Symbol Öffnen (oder … → Öffnen). Rechts öffnet sich die Detailansicht:

• Titel bearbeiten, darunter „Erstellt von … am …“
• alle Felder des Boards
• Subitems – kleine Teilaufgaben mit + Subitem hinzufügen
• Abhängigkeiten – unter Blockiert von wählst du per Abhängigkeit hinzufügen, worauf die Aufgabe wartet; unter Blockiert siehst du, wer auf sie wartet
• Aufgabe löschen

Rechtsklick-Menü

Klicke in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe. Dasselbe Menü findest du auch über … am Ende der Zeile:

• Öffnen – Detailansicht
• Neue Aufgabe darunter – legt direkt unter dieser Aufgabe eine neue an; tipp gleich den Titel
• Unteraufgabe hinzufügen – klappt die Unteraufgaben auf, das Eingabefeld ist schon aktiv
• Duplizieren – Kopie direkt darunter („… (Kopie)“) mit allen Feldern und Unteraufgaben; Diskussion, Verknüpfungen und Abhängigkeiten werden nicht kopiert
• Link kopieren – Link zu dieser Aufgabe in die Zwischenablage, z. B. zum Weitergeben im Chat
• In Gruppe verschieben – in eine andere Gruppe dieses Boards
• In anderes Projekt verschieben … – wie unten beschrieben
• Archivieren (nur erledigte) und Aufgabe löschen

In eine andere Gruppe oder ein anderes Projekt verschieben

Am schnellsten per Rechtsklick (siehe oben). Oder:

1. Öffne die Aufgabe.
2. Klicke unten auf Verschieben.
3. Wähle Projekt, bei mehreren Boards das Board und die Gruppe.
4. Klicke auf Verschieben.

Unteraufgaben, Diskussion, verknüpfte Dokumente und Abhängigkeiten wandern mit. Kennt das Ziel-Board den Status nicht, bekommt die Aufgabe den ersten passenden Status (erledigt bleibt erledigt). Eigene Spalten werden übernommen, wenn es im Ziel eine Spalte mit derselben Bezeichnung und demselben Typ gibt. Unteraufgaben verschiebst du immer zusammen mit ihrer Aufgabe. Automatisch geht das mit Automationen.

Diskussion

Jede Aufgabe hat unten eine eigene Diskussion. Schreib dort Kommentare, damit nichts im Kanal untergeht. Mit @ erwähnst du Personen. Ist die KI eingeschaltet, fasst Zusammenfassen längere Diskussionen zusammen (siehe KI-Funktionen).

Herkunft und verknüpfte Dokumente

Ist die Aufgabe aus einer Nachricht entstanden, steht oben „Entstanden aus einer Nachricht in …“. Ein Klick bringt dich zur Nachricht. Dokumente, die im Wissen mit der Aufgabe verknüpft wurden, erscheinen unter Wissen.