Agenten, Verbindungen & Telegram
Automationen im Board
Automationen nehmen dir Handgriffe ab, die bei jedem Statuswechsel gleich sind. Jede Automation besteht aus einem Auslöser und einer Aktion:
- Auslöser: Der Status einer Aufgabe wechselt auf einen bestimmten Wert, zum Beispiel Erledigt.
- Aktion: in eine andere Gruppe verschieben, in ein anderes Projekt verschieben oder jemanden benachrichtigen.
Automationen gelten pro Board und reagieren auf jeden Statuswechsel: in der Tabelle, im Kanban, durch Agenten oder durch Verbindungen.
Automation anlegen
- Öffne das Board und klicke oben rechts auf Automationen.
- Wähle unter Wenn der Status wechselt zu den Status.
- Wähle unter dann die Aktion und ihr Ziel (siehe unten).
- Klicke auf Automation anlegen.
Die Aktionen:
- in eine andere Gruppe verschieben: Gruppe im selben Board, zum Beispiel von „Aktuell“ nach „Fertig“.
- in ein anderes Projekt verschieben: Projekt, Board und Gruppe.
- jemanden benachrichtigen: die zuständige Person der Aufgabe oder ein bestimmtes Mitglied. Mit Zusätzlich per E-Mail kommt auch eine E-Mail.
Für einen Status kannst du mehrere Automationen anlegen, zum Beispiel „benachrichtigen“ und „in ein anderes Projekt verschieben“. Zuerst gehen die Benachrichtigungen raus, dann wird verschoben.
Ausschalten und löschen
Im selben Fenster schaltest du eine Automation mit aktiv vorübergehend aus. Über das Papierkorb-Symbol löschst du sie.
Gut zu wissen
- Automationen anlegen können Mitglieder mit Zugriff auf das Projekt, Gäste nicht. Ziel-Projekte musst du selbst sehen dürfen.
- Sie gelten für Aufgaben, nicht für Unteraufgaben. Unteraufgaben wandern beim Verschieben mit.
- Eine Automation löst keine weitere aus. Landet eine Aufgabe durch eine Automation in einem anderen Projekt, laufen die Automationen dort erst beim nächsten Statuswechsel.
- Benachrichtigt werden nur Mitglieder, Admins und Eigentümer, die das Projekt sehen dürfen, keine Gäste. Ist ein Gast zuständig, geht keine Benachrichtigung raus. Die Benachrichtigung erscheint unter Benachrichtigungen, die E-Mail geht an die Adresse des Kontos.
- Jede ausgeführte Automation steht im Verlauf der Organisation.
Tipp: Typisch ist „Wenn Status Erledigt → in Gruppe Fertig verschieben“ und „Wenn Status Zur Prüfung → zuständige Person per E-Mail benachrichtigen“.
Siehe auch: Aufgaben, KI-Agenten.