Agenten, Verbindungen & Telegram
Kontakte & Kundenprofile
Unter Kontakte hat jede Person, die an ein verbundenes Postfach schreibt, ein internes Profil. Der Agent nutzt es beim Antwortentwurf, um persönlich zu antworten – zum Beispiel an Früheres anzuknüpfen. Kontakte gibt es ab dem Paket Team; sehen und bearbeiten können sie Admins und Mitglieder, Gäste nicht.
Was im Profil steht
- Zusammenfassung (KI): Nach jeder neuen Mail schreibt die KI kurz fort, worum es der Person geht – Anliegen, Interessen, Du oder Sie, Wünsche, Offenes. Angaben zu Gesundheit, Glauben, Weltanschauung, Politik oder Zahlungsdaten lässt sie bewusst weg. Mit Neu erstellen schreibt sie die Zusammenfassung sofort neu.
- Notizen des Teams: frei, z. B. „Bevorzugt Anruf“.
- Kunde: automatisch, wenn die Person bei Digistore24 gekauft hat (bei verbundenem Digistore24, wird alle 7 Tage neu geprüft), oder von Hand mit Als Kunde markieren. Im Posteingang steht dann Kunde neben dem Namen – so siehst du sofort, wer gekauft hat.
- Angaben aus Importen: z. B. Antworten aus Umfragen (siehe unten).
- Im Profil siehst du außerdem die Käufe bei Digistore24 und alle E-Mail-Verläufe der Person.
Im E-Mail-Verlauf steht oben der Kasten Über <Name> mit den wichtigsten Angaben und einem Link zum Profil.
Profile für bisherige E-Mails
Profile entstehen automatisch bei neuen Mails. Für Mails von früher klickst du unter Kontakte auf Profile aus bisherigen E-Mails erstellen. Die ersten Zusammenfassungen kommen sofort, der Rest nach und nach beim E-Mail-Abruf (alle 5 Minuten).
Umfragen als CSV importieren
- Exportiere die Antworten als CSV (z. B. aus Typeform, Google Forms oder Excel).
- Klicke unter Kontakte auf CSV importieren und wähle die Datei.
- Wähle die Spalte mit der E-Mail-Adresse und optional die mit dem Namen. Alle anderen Spalten werden Angaben – die Spaltenüberschrift ist die Frage. Spalten, die du nicht brauchst, hakst du ab.
- Gib der Quelle einen Namen, z. B. „Umfrage Juni 2026“. Ein erneuter Import mit demselben Namen ersetzt die Antworten.
- Prüfe die Vorschau und klicke auf Importieren.
Für Adressen ohne Profil wird auf Wunsch ein neues angelegt. Eine falsch importierte Quelle löschst du unter Kontakte → Importierte Quellen.
Hinweis: Importiere nur Angaben, die die Personen euch dafür gegeben haben. Antworten zu Gesundheit, Glauben oder Weltanschauung sind besonders geschützte Daten und dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung verwendet werden.
Datenschutz
Profile werden 180 Tage nach dem letzten Kontakt bzw. Import automatisch gelöscht. Ausnahme: Kunden (Käufe bei Digistore24 oder als Kunde markiert) – ihre Profile bleiben, bis ein Admin sie löscht. Admins können ein Profil jederzeit löschen (unten im Profil); die E-Mails selbst bleiben erhalten. Informiere die Personen, die euch schreiben, in deiner eigenen Datenschutzerklärung darüber.