Agenten, Verbindungen & Telegram

E-Mail-Support

Mit dem E-Mail-Support bearbeitet dein Team ein gemeinsames Postfach wie support@… direkt in allesgemacht: Mails lesen, zuweisen, mit KI-Hilfe beantworten und senden. Die Antwort kommt von eurer eigenen Adresse und liegt danach auch im Ordner „Gesendet“ deines E-Mail-Programms. E-Mail-Support gibt es ab dem Paket Team (3 Postfächer, in Business unbegrenzt).

Postfach verbinden (Admins)

1. Öffne Einstellungen → Postfächer und klicke auf Postfach verbinden.
2. Wähle deinen Anbieter (z. B. All-Inkl, IONOS, STRATO, Gmail, iCloud, GMX, WEB.DE, Telekom). Server und Ports sind dann schon ausgefüllt; bei All-Inkl trägst du den Servernamen aus dem KAS ein.
3. Gib Name (z. B. „Support“), E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort ein.
4. Optional: Wähle einen Agenten für Entwürfe und trag eine Signatur ein.
5. Klicke auf Speichern. allesgemacht prüft den Zugang sofort und holt danach die Mails der letzten 30 Tage.

Bei Gmail und iCloud brauchst du ein App-Passwort statt deines normalen Passworts; der Hinweis beim Anbieter erklärt, wo du es anlegst. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt.

Mails bearbeiten

Unter E-Mail in der Seitenleiste siehst du alle Verläufe, sortiert nach der neuesten Mail. Neue Mails werden alle 5 Minuten abgeholt, mit Jetzt abrufen sofort.

• Offen – noch zu beantworten. Eine neue Mail des Kunden öffnet einen Verlauf wieder.
• Newsletter, Abwesenheitsnotizen und Mails von noreply-Absendern landen gleich unter Erledigt, damit unter Offen nur echte Anfragen stehen.
• Wartet auf Antwort – ihr habt geantwortet und wartet auf den Kunden (wird nach dem Senden automatisch gesetzt).
• Erledigt – nichts mehr zu tun.

Hast du selbst geantwortet oder die Person angerufen, klick auf Erledigt: im Verlauf oben (danach geht es zurück zum Posteingang) oder direkt im Posteingang über das Häkchen rechts in der Zeile. Erledigte Mails verschwinden aus Offen; schreibt die Person erneut, ist der Verlauf wieder offen.

Im Verlauf wählst du oben den Status und wer zuständig ist. Zitierte ältere Mails sind eingeklappt.

Kontaktformulare

Kommt eine Mail über das Kontaktformular deiner Website – also von deiner eigenen Adresse oder Domain –, erkennt allesgemacht die Adresse der Person aus Feldern wie „Deine E-Mail: …“ und „Dein Name: …“ (oder aus der Antwortadresse „Reply-To“). Verlauf, Antwort und Käufe bei Digistore24 beziehen sich dann auf diese Person, nicht auf dein Formular.

Antworten mit KI

1. Öffne einen Verlauf.
2. Optional: Gib der KI einen Hinweis, z. B. „10 % Rabatt anbieten“ oder „Zugangslink erneut schicken“.
3. Klicke auf Entwurf mit KI. Die KI liest den Verlauf, sucht im Wissen deines Teams (SOPs, FAQ) und schreibt einen Entwurf.
4. Prüf und bearbeite den Entwurf. Stellen mit [BITTE ERGÄNZEN: …] musst du ausfüllen – dort fehlte der KI eine Angabe.
5. Klicke auf Senden und bestätige. Signatur und Zitat der letzten Mail werden automatisch angehängt.

Entwürfe automatisch erstellen

Statt auf Knopfdruck kann der Agent jede neue Kundenmail sofort vorbeantworten:

1. Öffne Einstellungen → Postfächer und klicke beim Postfach auf Bearbeiten.
2. Wähle einen Agenten für Entwürfe (empfohlen) und hake Entwürfe automatisch erstellen an.
3. Klicke auf Speichern.

Ab dann schreibt der Agent bei jedem Abruf für offene Verläufe mit neuer Kundenmail einen Entwurf. Im Posteingang erkennst du sie an der Markierung Entwurf; im Verlauf steht „Von … vorgeschlagen“. Du prüfst, passt an und klickst auf Senden.

• Keine Entwürfe für Newsletter, Abwesenheitsnotizen und Absender wie noreply@… – und nur für Mails der letzten 2 Tage.
• Höchstens 50 Entwürfe pro Postfach und Tag, damit Spam nicht das KI-Kontingent verbraucht.
• Schreibt der Kunde erneut, ersetzt der Agent seinen alten Entwurf. Von Hand geschriebene Entwürfe überschreibt er nie.
• Für automatische Entwürfe nutzt der Agent nur das Wissen, das alle Mitglieder sehen (keine privaten Projekte).

Aufgaben aus E-Mails

Ist für das Postfach ein Agent für Entwürfe gewählt, erkennt er beim Entwurf auch, ob das Team etwas erledigen muss – etwa eine Kündigung, eine Rückerstattung oder eine Adressänderung. Dann schlägt er passende Aufgaben vor (höchstens 3) und dazu Projekt und Verantwortliche: eine Person oder einen Agenten, der zur Aufgabe passt (nach Bereich bzw. Beschreibung des Agenten, z. B. „Support“).

1. Die Vorschläge stehen im Verlauf über der Antwort unter Vorgeschlagene Aufgaben.
2. Ändere bei Bedarf Projekt und Verantwortlich.
3. Klicke auf Freigeben, um die Aufgabe anzulegen, oder auf Ablehnen. Freigeben darf jedes Mitglied, das den Posteingang sieht.

Die Aufgabe bekommt die Kundenmail als ersten Beitrag – so weiß auch ein Agent, worum es geht. Ein Agent beginnt sofort; eine Person wird benachrichtigt.

Stand im Verlauf verfolgen

Unter Aufgaben aus dieser E-Mail siehst du live, wie es steht: Wird bearbeitet …, Wartet auf Freigabe, Ergebnis prüfen oder Erledigt. Schlägt der Agent eine Aktion vor – etwa das Abo in Digistore24 zu stoppen –, gibst du sie direkt dort frei (nur Admins). Danach steht das Ergebnis darunter, z. B. „✓ Abo stoppen …“ oder „Nicht geklappt: …“.

Sobald eine Aktion ausgeführt ist oder die Aufgabe erledigt ist, schreibt der Agent einen neuen Antwortentwurf mit dem Ergebnis (z. B. „Ihr Abo wurde gekündigt“). Du prüfst ihn und klickst auf Senden. Einen von Hand geschriebenen Entwurf überschreibt er nicht.

Ein neuer KI-Entwurf ersetzt noch nicht freigegebene Vorschläge. Bereits angelegte Aufgaben schlägt der Agent nicht noch einmal vor. Die angelegte Aufgabe zeigt „Entstanden aus einer E-Mail von …“ – ein Klick führt zurück zum Verlauf.

Käufe bei Digistore24

Hast du eine Verbindung zu Digistore24, zeigt jeder Verlauf oben den Kundenwert (Umsatz brutto über alle Bestellungen: alle Zahlungen abzüglich Erstattungen und Rückbuchungen, mit Anzahl der Zahlungen) und was die Person mit dieser E-Mail-Adresse gekauft hat: Produkte, Anzahl der Bestellungen, Abo oder Einmalzahlung, ob ein Abo noch läuft, Betrag, Datum und Bestellnummer. Die Anzeige kommt direkt von Digistore24, ohne KI. Ohne Digistore-Verbindung erscheint der Bereich nicht.

Auch der Agent bekommt beim Antwortentwurf eine kurze Übersicht der Käufe. So weiß er zum Beispiel, welches Abo bei einer Kündigung gemeint ist, und nennt es in Antwort und Aufgabe richtig. Das kostet pro Entwurf nur wenige hundert Tokens zusätzlich.

Ein neuer KI-Entwurf ersetzt noch nicht freigegebene Vorschläge. Welches Projekt und welche Titel passen, kannst du in den Anweisungen des Agenten festlegen (z. B. „Kündigungen ins Projekt Support“).

Die KI sendet nie selbst und ändert nichts – sie schlägt nur vor. Gute Entwürfe bekommst du, wenn eure Antworten auf häufige Fragen als SOP oder Wissensseite im Wissen stehen. Mit einem eigenen Agenten (Anweisungen wie Tonfall, Du/Sie, Regeln für Erstattungen) passt du den Stil an. Jeder Entwurf verbraucht KI-Kontingent.

Ohne KI geht es auch: Antwort selbst schreiben, Entwurf speichern (damit Kolleginnen und Kollegen weitermachen können) oder direkt Senden.

Gut zu wissen

• Abgeholt wird nur der Posteingang. Mails, die ihr in anderen Ordnern ablegt oder löscht, bleiben in allesgemacht erhalten.
• Anhänge werden angezeigt (Name), aber nicht gespeichert – öffne sie bei Bedarf im E-Mail-Programm.
• Verläufe ohne neue Mail werden nach 180 Tagen gelöscht. Im Postfach selbst bleibt alles erhalten.
• Wird das Postfach in allesgemacht entfernt, werden alle abgeholten Mails gelöscht – im Postfach selbst nicht.
• Mit Abruf pausieren holt allesgemacht vorübergehend keine Mails mehr ab.
• Microsoft 365 / Outlook.com verlangt eine Anmeldung über Microsoft und funktioniert mit Passwort meist nicht mehr; das kommt später.