Wissen & KI

Wissen und Dokumente

Unter Wissen sammelt dein Team alles, was nicht verloren gehen soll: Anleitungen, Hintergründe, Ideen und Entscheidungen. Alles, was hier steht, findest du später auch über die Suche und die KI.

Die vier Dokumenttypen

• SOP: Schritt-für-Schritt-Anleitung für wiederkehrende Abläufe
• Wissensseite: Wissen, Notizen, Hintergründe
• Idee: unfertige Gedanken, die du später in ein Projekt umwandeln kannst
• Entscheidung: was entschieden wurde und warum

Oben auf der Seite filterst du nach Typ (Alle, SOPs, Wissensseiten …) oder suchst über Titel filtern … nach einem Titel.

Neues Dokument anlegen

1. Öffne Wissen in der Seitenleiste.
2. Klicke auf Neu und wähle den Dokumenttyp.
3. Gib einen Titel ein und schreib los.

Du kannst Dokumente auch direkt in einem Projekt anlegen: Öffne dort den Reiter Wissen und klicke auf Neu. Gäste können Dokumente lesen, aber nicht anlegen oder bearbeiten.

Datei hochladen

Vorhandene Texte musst du nicht abtippen:

1. Klicke unter Wissen auf Neu → Datei hochladen.
2. Wähle eine Datei: Word (.docx), PDF, Text (.txt) oder Markdown (.md), bis 25 MB.
3. allesgemacht macht daraus ein Wissensdokument mit dem Dateinamen als Titel und öffnet es. Überschriften, Absätze, Listen und Fettdruck bleiben erhalten, Bilder nicht.

Danach ist der Text ein ganz normales Dokument: Du kannst ihn bearbeiten, er ist durchsuchbar, und Agenten können ihn lesen. Die hochgeladene Datei selbst wird nicht aufbewahrt.

Gut zu wissen:

• Word gibt das beste Ergebnis, besonders wenn im Original Formatvorlagen für Überschriften benutzt wurden.
• PDF enthält meist keine Absatz-Informationen. allesgemacht setzt die Absätze so gut es geht wieder zusammen; prüf das Ergebnis kurz. Eingescannte PDFs (nur Bilder, kein Text) können nicht gelesen werden.
• Alte Word-Dateien (.doc) bitte vorher als .docx speichern.
• Ein Dokument darf bis zu etwa 2 Millionen Zeichen lang sein, das reicht für ein ganzes Buch. Ist es länger, teil es in mehrere Dokumente auf, z. B. nach Teilen oder Kapiteln.

Der Editor

Über die Leiste oben im Dokument formatierst du Text:

• Überschrift und Zwischenüberschrift
• Fett, Kursiv, Durchgestrichen und Link
• Aufzählung, Nummerierte Liste und Checkliste (zum Abhaken)
• Zitat und Code
• Bild einfügen – oder ein Bild einfach in das Dokument ziehen bzw. einfügen

Klickst du ein Bild an, wählst du die Größe (Klein, Mittel, Groß, Voll) oder ziehst sie an der Ecke. Darunter kannst du eine Bildunterschrift ergänzen.

Gespeichert wird automatisch, oben siehst du Speichert … bzw. Gespeichert. Über das Verlaufs-Symbol (Versionen) oben rechts öffnest du den Versionsverlauf und kannst eine ältere Fassung Wiederherstellen – der aktuelle Stand bleibt dabei erhalten.

Wer sieht ein Dokument?

Über der Überschrift stellst du das Projekt ein:

• Kein Projekt (ganze Organisation): Alle Mitglieder sehen das Dokument.
• Mit Projekt: Nur Personen mit Zugriff auf das Projekt sehen es.

Zusätzlich kannst du das Dokument einem Bereich zuordnen und den Typ nachträglich ändern.

Mit Aufgaben und Projekten verknüpfen

1. Scrolle im Dokument nach unten zu Verknüpft mit.
2. Klicke auf Verknüpfen und suche nach einer Aufgabe oder einem Projekt.
3. Wähle den Treffer aus.

Verknüpfte Dokumente erscheinen in der Aufgabe unter Wissen. Eine Idee kannst du über das Dokument-Menü mit In Projekt umwandeln zu einem neuen Projekt mit Status „Idee“ machen.

Dokument aus einer Chat-Nachricht

1. Fahre im Chat über eine Nachricht und klicke auf das Lesezeichen-Symbol Im Wissen speichern.
2. Wähle bei Als den Dokumenttyp, auf Wunsch mit Antworten aus dem Thread.
3. Klicke auf Speichern.

Auch eine KI-Zusammenfassung eines Kanals kannst du mit Im Wissen speichern als Dokument ablegen, siehe KI-Funktionen im Überblick.

Löschen

Löschen können die Person, die das Dokument angelegt hat, sowie Admins – über das Dokument-Menü mit Löschen. Alle Versionen werden mitgelöscht.

Passend dazu: Suche, Projekte, Bereiche.